...Misión...Visión...

Misión

El compromiso de las Unidades de Correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios, marcando el inicio de la gestión documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y transferencia de los derechos y deberes de los ciudadanos.

Visión

Ser una unidad de apoyo confiable y altamente calificada en el manejo de correspondencia con un sistema moderno de registro y un archivo organizado de conformidad a los lineamientos que en la materia expida el Archivo General de la Nación.

...Organigrama...

Organigrama 

...Objetivos...

Objetivos

vCumplir con el propósito de administrar las comunicaciones de carácter oficial, contribuyendo con la normalización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos como parte integral de sus programas de gestión documental.

vFortalecer las Unidades de Correspondencia en las

entidades, como una oficina fundamental dentro de las

 rganizaciones que apoye el oportuno desarrollo de la

gestión administrativa.

vEspecificar los pasos metodológicos de recepción,

registro, radicación y distribución de las

comunicaciones oficiales que reciben y envían las

entidades.

vInstruir a los funcionarios de areas de

correspondencia sobre técnicas de embalaje e

identificacion en los sobres

vApoyar a los funcionarios de las Unidades de

Correspondencia para el adecuado desarrollo de sus

funcionarios y para que las entidades reconozcan la

importancia de su labor.

...Funciones...

Funciones 

vAdoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la Ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación de Colombia. 


vRecibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre  todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.


vGuardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.


vProponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos  en las Unidades de Correspondencia.


vPrestar métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las Unidades de Correspondencia.


vPrestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran.


vInformar con oportunidad  a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.


vRadicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.


vAtender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.

...Marco Legal Política de Colombia...

En las comunicaciones oficiales, conviene tener presente algunas normas que regulan a las unidades de correspondencia
Marco Legal Política de 

Colombia 

Articulo 15, 23, 74, 86, 106,209, sobre conservación y acceso a los documentos públicos, derecho de petición, derecho a la intimidad y al buen nombre.

                Leyes 

vLey 58 de 1985. Sobre obligatoriedad de los organismos del Estado de reglamentar la tramitación interna de las peticiones que  les corresponde resolver.

vLey 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

vLey 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación de Colombia y se dictan otras disposiciones.

vLey 734 de 2002. Conductas sancionables a servidores públicos en los archivos. Ley 527 de 1999. Acceso y uso  de los mensajes de    datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

vLey 594 de 2000. Ley General d Archivos. Reglas y principios generales que regulan la función archivística en Colombia.

http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents/Enero/ 10/Dec1910012012.pdf

...Decretos...

Decretos

vDecreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información. Artículos: 4, 5,6, 7, 17, 22, 25, 48, 251.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6543

vDecreto 1333 de 1986. Artículo 132 numeral 13 Código de Régimen Político y Municipal. Se establece que una de las funciones de los Alcaldes es velar por el perfecto estado de los archivos.
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1234

v Decreto 2150 de 1995. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohibición de exigencia d fotocopias de documentos en poder de las entidades y retiro d los documentos de los archivos de las entidades públicas.


vDecreto 1222 de 1999. Artículo 33.

       http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6100

vDecreto 229 de 1995. Sobre servicios postales.

       http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=8318


vDecreto 266 de 2000. Supresión de trámites.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto/2000/decreto_0266_2000.html

...Norma Incontec...

Normas Icontec


vNTC 4436 Relativa a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como papel.

http://es.scribd.com/doc/50168442/NTC4436

vNTC 2676 Relativa a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como papel, aplicable a los soportes digitales.

...¿Qué es la correspondencia?...

¿Qué es la correspondencia?

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

            Importancia de la  
               corresopndencia


Medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

...Equipo y mobilario...

Equipo y mobiliario

Las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, deben contar con Unidades de Correspondencia que ofrezcan servicios para el efectivo cumplimiento de los principios que rigen la Administración Pública y como una estrategia interna para dinamizar la transparencia y la oportunidad de la gestión documental. 

...Servicios...

Servicios 

vAtención al usuario

Estas unidades, son el primer lugar  a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trámites administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o la atención de un requerimiento y el tiempo y lugar donde se le puede dar respuesta a la solicitud presentada. 




vAtención de consultas:Sobre el estado del trámite solicitad.

vServicio de alerta

Uno de los más importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.

vPréstamo de documentos  

                 

   Se refiere a la disposición y consulta para el usuario, de la serie documental Consecutivo de Correspondencia; se pueden utilizar controles para registrar los préstamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie.

...Video...La Correspondencia

                                                                Video 

        " La Correspondencia"

...Precauciones para el manejo de correspondencia...

Precauciones para el manejo de correspondencia

Es importante que los funcionarios que laboran en estas áreas, conozcan algunas recomendaciones para prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo la integridad personal.

Identifique sobre o   paquetes sospechosos

     vSobres o paquetes sin remitente.

vSobres o paquetes cuyo peso es excesivo.

vPaquetes sucios, manchados o con coloresextraños.

vExceso de avisos o de sellos postales.

vPalabras restrictivas.

vPaquetes amarrados con cables o presencia de cables.

Se deben tomar las precauciones necesarias como por ejemplo: aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competentes.

...Pasos para recibir una correspondencia...

               Pasos para recibir una  
            correspondencia  

      Paso 1                      Paso 2

         Paso 3                                   Paso 4

                          


       Paso 5                                            Paso 6

 

Paso 5                            Paso 6

                            

...Pasos para enviar una correspondencia...

                Pasos para enviar una                
               correspondencia

Paso 1                                                       Paso 2

    

Paso 3                                                          Paso 4

Paso 5                                                                Paso 6

                  

Paso 7                                                               Paso 8

                            

Paso 9 

                     Paso 10

            

                     Paso 11

...Documentación Organizacional...

Documentación Organizacional

Documento:Del latín documetum, un documento esuna carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia.

La carta

   Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario). 

vEl objetivo de este documento es  informar y persuadir  al destinatario.

vEste documento será elaborado teniendo en cuenta las normas ICONTEC y  GTC 185

Características de la carta

v Posee  una  actitud  cortés  y  amable

vBusca  impresionar  positivamente  al destinatario.

vBusca  una  reacción  favorable  a  los  intereses del remitente.

vHay  un  receptor  y  un  emisor

    


          Clases de cartas u      

                        oficios




vOrganizacionales:Se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.
vOficiales:Se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado. 
vPersonales:Se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.

Partes de la carta 

vCódigo_( G -332 )

vLugar de origen y fecha de elaboración_(Ibagué, 14 de abril de 2012 )

vTratamiento  o Título _( Señor ,Doctora,Ingeniera... )

vNombre del destinatario _( Santiago Forero Gomez )

vCargo_ ( Gerente, Abogada, Presidente... )

vOrganización_ ( World Womwen S.A ) 

vDirección_ ( Carrera 6ª 73 - 45 )


vNombre del lugar de origen_( Ibagué, Tolima )

vAsunto_( Oferta de servicios ) ...mínimo 4 palabras...

vSaludo_( Cordial saludo, Forero Gómez : )

vTexto_( ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- )

vDespedida_( Atentamente, Cordialmente,.. )

vRemitente y firmas responsables 

vIdentificación del transcriptor (Tipo de letra más pequeña )

vPáginas subsiguientes_( Si se requiere )