v
Aplicativo: Aunque se suele utilizar indistintamente como
sinónimo genérico de “programa” es necesario subrayar que se trata de un tipo
de programa específicamente dedicado al proceso de una función concreta dentro
de una entidad o empresa.
v
Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos
electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una
persona institución pública o privada,
en el transcurso de gestión.
vComunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
vCorrespondencia: Son todas la comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo
del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
vDocumento electrónico de archivo: Es el registro de
información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
vDocumento Original: Es la fuente primaria de información
con todos los rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad
e integridad.
vDocumento Público: Es el producido o tramitado por el
funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
vRadicación de comunicaciones oficiales: Es el
procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la Ley. Estos términos, se empieza a contar a partir del día
siguiente de radicado el documento.
vRegistro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento
por medio del cual, las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y /o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencias(s) competentes(s), Número
de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo
de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
vSerie documental: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
vTabla de retención documental: Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el
tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden
ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas.
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