...Misión...Visión...

Misión

El compromiso de las Unidades de Correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios, marcando el inicio de la gestión documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y transferencia de los derechos y deberes de los ciudadanos.

Visión

Ser una unidad de apoyo confiable y altamente calificada en el manejo de correspondencia con un sistema moderno de registro y un archivo organizado de conformidad a los lineamientos que en la materia expida el Archivo General de la Nación.

...Organigrama...

Organigrama 

...Objetivos...

Objetivos

vCumplir con el propósito de administrar las comunicaciones de carácter oficial, contribuyendo con la normalización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos como parte integral de sus programas de gestión documental.

vFortalecer las Unidades de Correspondencia en las

entidades, como una oficina fundamental dentro de las

 rganizaciones que apoye el oportuno desarrollo de la

gestión administrativa.

vEspecificar los pasos metodológicos de recepción,

registro, radicación y distribución de las

comunicaciones oficiales que reciben y envían las

entidades.

vInstruir a los funcionarios de areas de

correspondencia sobre técnicas de embalaje e

identificacion en los sobres

vApoyar a los funcionarios de las Unidades de

Correspondencia para el adecuado desarrollo de sus

funcionarios y para que las entidades reconozcan la

importancia de su labor.

...Funciones...

Funciones 

vAdoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la Ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación de Colombia. 


vRecibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre  todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.


vGuardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.


vProponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos  en las Unidades de Correspondencia.


vPrestar métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las Unidades de Correspondencia.


vPrestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran.


vInformar con oportunidad  a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.


vRadicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.


vAtender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.

...Marco Legal Política de Colombia...

En las comunicaciones oficiales, conviene tener presente algunas normas que regulan a las unidades de correspondencia
Marco Legal Política de 

Colombia 

Articulo 15, 23, 74, 86, 106,209, sobre conservación y acceso a los documentos públicos, derecho de petición, derecho a la intimidad y al buen nombre.

                Leyes 

vLey 58 de 1985. Sobre obligatoriedad de los organismos del Estado de reglamentar la tramitación interna de las peticiones que  les corresponde resolver.

vLey 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

vLey 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación de Colombia y se dictan otras disposiciones.

vLey 734 de 2002. Conductas sancionables a servidores públicos en los archivos. Ley 527 de 1999. Acceso y uso  de los mensajes de    datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

vLey 594 de 2000. Ley General d Archivos. Reglas y principios generales que regulan la función archivística en Colombia.

http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents/Enero/ 10/Dec1910012012.pdf

...Decretos...

Decretos

vDecreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información. Artículos: 4, 5,6, 7, 17, 22, 25, 48, 251.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6543

vDecreto 1333 de 1986. Artículo 132 numeral 13 Código de Régimen Político y Municipal. Se establece que una de las funciones de los Alcaldes es velar por el perfecto estado de los archivos.
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1234

v Decreto 2150 de 1995. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohibición de exigencia d fotocopias de documentos en poder de las entidades y retiro d los documentos de los archivos de las entidades públicas.


vDecreto 1222 de 1999. Artículo 33.

       http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6100

vDecreto 229 de 1995. Sobre servicios postales.

       http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=8318


vDecreto 266 de 2000. Supresión de trámites.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto/2000/decreto_0266_2000.html

...Norma Incontec...

Normas Icontec


vNTC 4436 Relativa a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como papel.

http://es.scribd.com/doc/50168442/NTC4436

vNTC 2676 Relativa a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como papel, aplicable a los soportes digitales.